多くて抱えきれない仕事は「人に割り振る」んじゃなくて「仕事の必要性」を検討してほしい

こんにちは！山崎たくわんです。

先日、私とは別の職場で「仕事が多すぎるので、他部署へ業務を割り振ってください」という上からのお達しが出たらしいんです。

ここまでは、まあわかります。

人手が足りないなら、仕事を分散するという考え方自体は普通ですよね。

でも、その割り振り方があまりにも絶妙に仕事が増えるタイプだったんです。

食器洗いで例えると、「スポンジで泡立てする。洗い終えた食器の収納もやる。だから、そのあとはよろしく！」みたいな感じ。

いや、それ、中途半端すぎるし、逆に時間かかるわ！業務の生産性下がるわ！

とツッコんでしまいました！

一見、仕事を分散しているように見えるんですが、実際は仕事ではなく面倒ごとが綺麗に分配されている状態。

結果、仕事が減るどころか増えていました。

なんなんでしょうね、これ。

日本の会社は「仕事を減らすこと」が下手

こういう時、毎回思うんです。

日本の会社は、仕事量が多いと、周囲の人や他部署に振ってしまおうという発想はすぐ思いつくのに、仕事の必要性を考え直すことは中々しないんですよね。

もちろん、人手不足なら分担は必要です。

でも、元々の業務フローが非効率なまま横流ししたところで、非効率な仕事が広範囲に拡散されるだけだと思いませんか？

特に以下の厄介なタスクに関しては、物申したい。

・誰も読まない報告書の作成
・念のための二重チェック
・昔から続いているだけのルール

こういったものは、一度導入されると極めて厄介。

タスクの追加には寛容的ですが、仕事を減らすことは非常に慎重だと思いません？！

会社の仕事って、多分こうやって増えていくんだと思います。

昔誰かが、「一応確認しておきましょうか」と始めた作業が、そのまま10年後も残っていたりする。

しかも不思議なのが、仕事を増やすことはめちゃくちゃ簡単なんですよね。

・会議を増やす
・承認フローを増やす
・管理表を作る

一方で「このタスク、もういらなくないですか？」という問いには、急に慎重になります。

おそらく、何かをやめることには責任が伴うから慎重になるのだと思います。

ただ、本来の業務効率化とは、「既存業務をどう維持するか」だけではなく、「不要な工程をどう減らすか」を考えることでもあるはずです。

工程を減らすときに抱えるその慎重さは、仕事を増やす時に使ってほしいものです。

人に業務を振っても、無駄な仕事は無駄なままです！

非効率な仕事を5人で分けても、非効率なことに変わりはありません。

むしろ、

・情報共有のコスト負荷
・認識のずれ
・責任範囲の曖昧化

など、分担したことで発生する不幸な仕事まで増えていきます。

業務をお裾分けすることが、そのまま効率化に繋がるわけではないですよね。

もちろん、全ての業務を減らせるわけではありません。

ただ、本当に業務量を解消したいなら、「どう分担するか」より先に「そもそもその仕事は必要か」を検討する必要があるはずです。

以下の引き算の視点を持てる会社の方が、長期的には健全だと思います。

・不要な工程を無くす
・重複作業を減らす
・意味の薄い確認をやめる

今の管理職に言いたい。

責任を逃れるために、本来不要な仕事を増やすのはやめて！！！！

以上、オブラートに包んだ愚痴でございました。

ここまでお読みいただき、本当にありがとうございます。

皆さまも最近思った違和感があったらコメントでお聞かせください！