こんにちは！山崎たくわんです。
仕事でパワーポイントに触れている皆さん。
パワーポイント資料を作成して上司に提出したら、「180°違う内容にしてくれないか？」と、どんでん返しされて落ち込んだり悩んだりしたことはありませんか？
この記事は以下のような人におすすめです！
- パワーポイントの作成にすぐ取り掛かる全力な人
- 急な変更も対応できるパワーポイント資料を作成したい人
- 各スライドにストーリー性を持った資料を作成したい人
そんな悩みを解決するためには、
パワーポイントの作成をする前に、全体の構成を簡単に練ってから関係各所に確認することで急な変更を起こす確率を減らしたり、急な変更を求められても余裕の表情で対応することができます。
なんだ、それだけかと思う人もいるかもしれませんが、この基本のことを省く人が多く、周りで苦しんでいる人を何人も見たことがあります。
私はとある企業で、教育関係の部署に所属し、社員に対して教育を通じて４年間、日々の業務のサポートをしています。
相手に知識を与えるような単なる教育ではなく、相手の行動を変化させることも含めた教育に努めています。
限られた時間で効率よく教育をするためには、ストーリー性のあるプレゼン、いわゆるパワーポイントを使用した教習が必須だと考えています。
教育関係の部署に配属された当初は、人に説明するための資料作りをしたことはなかったので、苦労しました。
ですが、４年という月日の間、パワーポイント資料の作成に徹してきた結果、今では自分の資料作成のみならず、周りの人が作った資料の添削をし“伝わる資料””行動を促す資料“へと変えることができるようになってきました。
教育後、受講者の行動が少しでも変化している様子を見かけると嬉しくてたまりません。
培ってきたノウハウと経験を基に、パワーポイントを作成する上で、どうしたら上司からの急な変更も対応できるようになるのかを紹介します。
パワーポイント作成前にやるべきこと
「段取り８分、仕事２分」という言葉があるように、パワーポイントの作成も段取り、いわゆる準備を徹底しておくことでほぼ怖いことなしです。
具体的にどんな準備をするといいのか紹介します。
修羅場を未然防止できる人になろう〜！
プレゼンテーションの目的を定める
プレゼンテーションに限らず、全ての仕事に共通して、一番始めにやっておくことがあります。
プレゼンテーションをする目的は何なのかを定めることです。
これ、超重要です！！！
「なんだ、そんなことか」と思われた方もいると思いますが、意外と正しい目的設定ができていない方が多いです。
誤った目的設定の例を挙げると
「A社・B社が企業の壁を越えて交流する」
こんな感じです。
この目的設定は目的ではなく、あくまで目的を達成するための目標設定です。
つまり、目的とはゴールで、上記のような誤った目的はゴールを果たすための手段、目標なのです。
上記の誤った目的を、正しい目的に直すとしたら次のようになります。
「社員の能力向上を果たす」
これが正しい目的設定です。
2030年までに売上を伸ばすために、売れそうな商品を１件提案する。他社交流を通じて社員の能力向上を果たす。
この通り、ブレない目的を設定することで目的達成のために、様々な角度からアプローチすることができるのです。
資料を作り始めると、つい書くことに集中して目的とかけ離れてしまうという現象が起きがちなのですが、正しい目的さえ設定しておけば、都度目的を振り返って修正することが可能になるのです。
目的なくして目標なし！
誰に向けたプレゼンテーションなのかターゲットを絞る
つづいて誰に向けたプレゼンテーションなのか、ターゲットを絞ります。
ターゲットを絞ることで、聴講者のニーズに合わせたプレゼンテーションをすることができます。
例えば、料理を教えるとしましょう。
料理未経験者をターゲットとした場合、どんな風に教えますか？
食材の切り方や分量の測り方、食材の焼く順番など細かく説明するのではないでしょうか。
料理経験者をターゲットとした場合には、未経験者ほど事細かく説明はせず、レシピを渡すだけで十分かもしれません。
このように、ターゲットが異なるとニーズも変わるので、説明内容を変える必要があります。
料理経験者に包丁の持ち方を教えても響かないよね
プレゼンテーションの構成を大まかに書き出す
目的、ターゲット設定ができたら、早速プレゼンテーションを作るではなく、プレゼンテーションの構成を大まかに書き出します。
手書きで紙に書くのか、PC上で書くのかについてはその人の好みでいいと思いますが、個人的にはWord等、文章を書くのに長けたツールを使って書き出すのが良いと思います。
Wordで書き出す理由は、以下の通りです。
・文章の入れ替えが容易
・校正機能があるため、他者に編集してもらった際に何を更新したのかが追える
目的設定と大まかに構成を書き出しておけば段取り8分のうち6分を達成したようなもんです。
どのような構成がいいのかは、目的や発表時間によって変わってきますが、聴講者に対して購買意欲を高めたり、ある行動を促したいときなど、幅広い目的に対応できる構成は以下の通りです。
②プレゼンの目的
③シンプルな結論
④課題・背景
⑤解決策
⑥結論
このように書き出せば段取り6分達成です。
この構成は、話の冒頭で結論を先に述べてしまうことがミソです。
結論が後回しだったり、情報量が多くて何を言いたいのか分からない人って周りにいませんか？
先日ワクチン接種して、副反応がひどくて2日連続休暇の状態なのですが、頼まれていたあの件。あの件は、私的には良いかなと思うのですが、もし可能であれば会社にAさんが出勤しているはずなので、できればAさんにも連絡とって良いかどうか確認してもらえますか？
このように結論の前に情報量の多い問題点を先に述べられてしまうと、何が言いたいのかが分かりにくいことってありますよね。
あの件についてAさんに確認してもらえますか。私は休暇で本日対応することができません。
この二言で言われた方が明らかに分かりやすいですよね。
プレゼンテーションも同じです。
シンプル イズ ザ ベスト！！
作成した構成を関係各所に確認する
プレゼンテーションの構成を練ったら、関係各所に共通認識が取れているかどうか確認しましょう。
構成も共有せず、パワーポイントを作成してから確認をすることは避けたほうが良いでしょう。
パワーポイントを作成してからフィードバックを受けると、せっかく作ったスライドのレイアウト、デザイン、アニメーションまで直さなければいけない可能性があり、本質的な修正がしづらいです。
それに対して、文章だけで書いた構成を予め共有しておけば、上記のような手間を省くことができます。
練り直した構成を基に、パワーポイントをスムーズに作成することができます。
関係各所が納得するまで念入りに確認しておけば、後が楽です。
構成に悩んだら関係各所に相談する
どんな構成にすべきか分からない場合は、周りの人を巻き込み相談するのが手っ取り早いです。
一人で考えていても解決できない問題はあります。
ターゲット設定ができていれば、そのターゲットに相談してみるのも手です。
これだけの準備ができれば仕事はほぼ終わったようなもんです。
以上がパワーポイント作成前にする準備です。
パワーポイントは６割完成したら関係各所に確認する
準備が整ったら、早速パワーポイントの作成です。
基本的には構成に則り、視覚的に伝わるスライドを作っていけばほぼ問題ありません。
視覚的に伝わるスライドとは、絵や写真、グラフなど、文章ではなく直感的にわかるようなスライドです。
例えば「りんご」を説明するスライドを作るとしましょう。
NGなスライドは以下の通りです。
ダメな例
これでりんごが直感的に伝わるでしょうか？
文章で書くならパワーポイントである必要もないよね。
ダメなスライドに対して、良いと言われるスライドは次の通りです。
良い例
極端かもしれませんが、こちらのスライドの方が直感的に理解できませんか？
少なくとも「赤くて丸い果物」と書かなくても、画像によって視覚的に示すことができます。
このような視覚的に伝わるスライドを、完成度60%を目指して作ります。
完成度60%にする理由は、関係各所に完成品を提出した際、高確率で何かしらのフィードバックを受けるからです。
完成度100%で出してしまうと、どんでん返しを喰らうかもしれません。
また、精一杯作り上げたのに、モチベーションが低下しかねません。
そんな事態を防ぐために、修正がききやすい完成度６割を目指しましょう。
フィードバックを受けたら資料に反映するだけ！
まとめ：段取り8分、仕事2分で急な変更を根絶する
繰り返しになりますが「段取り8分、仕事2分」で関係各所からの急な変更を根絶することができます。
段取りがうまくできていないと、自分の考えと周囲の考えにズレが生じて最悪の場合、急な変更を強いられます。
モンスターハンターで例えるなら、武器を持たずにモンスターを狩りに行くようなものです。
ポケモンで例えるなら、ポケモンを育てずにポケモンリーグに挑むようなものです。
モンスターハンターもポケモンも事前に準備をして戦いに挑みますよね。
それと同じで、パワーポイントの作成においては、作成に取り掛かる前に、自分の考えと周囲の考えの擦り合わせをすることが必要です。
実践するのみです！
おわり！
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